一、項(xiàng)目部公章的效力問(wèn)題

建筑企業(yè)由于施工項(xiàng)目眾多、分散，且項(xiàng)目所在地常常與建筑企業(yè)住所地不在同一個(gè)地區(qū)，在建筑企業(yè)未在項(xiàng)目所在地設(shè)立分公司的情況下，為了方便經(jīng)營(yíng)，項(xiàng)目部公章便得到了廣泛的運(yùn)用。

實(shí)踐中，有些建筑企業(yè)按施工項(xiàng)目分類(lèi)，有多少個(gè)項(xiàng)目就設(shè)多少個(gè)項(xiàng)目部公章，還有一些建筑企業(yè)按施工力量分類(lèi)，有多少支施工力量就設(shè)多少個(gè)項(xiàng)目部公章。由于項(xiàng)目部系建筑公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)，不具備法人資格，未辦理工商登記，因此，在使用項(xiàng)目部公章的場(chǎng)合，如何認(rèn)定項(xiàng)目部公章的法律效力及相關(guān)合同的效力？

筆者認(rèn)為，認(rèn)定建筑企業(yè)項(xiàng)目部的公章，應(yīng)區(qū)分不同情形，分別處理：

情形一建筑企業(yè)出具載明委托事項(xiàng)及委托權(quán)限的授權(quán)委托書(shū)，授權(quán)項(xiàng)目部公章在委托事項(xiàng)及委托權(quán)限內(nèi)代表建筑企業(yè)。

1、項(xiàng)目部公章未超越委托事項(xiàng)及委托權(quán)限范圍的，項(xiàng)目部公章應(yīng)視為建筑企業(yè)公章，對(duì)建筑企業(yè)產(chǎn)生法律效力，不能因項(xiàng)目部不具備法人資格而機(jī)械地認(rèn)定項(xiàng)目部公章沒(méi)有法律效力。

2、項(xiàng)目部公章如超越委托事項(xiàng)及委托權(quán)限，如建筑企業(yè)追認(rèn)，則項(xiàng)目部公章視為建筑企業(yè)公章，對(duì)建筑企業(yè)產(chǎn)生法律效力；如建筑企業(yè)未追認(rèn)，按下述第四種情形處理。

情形二建筑企業(yè)出具授權(quán)委托書(shū)，但委托事項(xiàng)及委托權(quán)限不明確。

此種情況下，建筑企業(yè)應(yīng)對(duì)其授權(quán)不明確負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部公章應(yīng)視為建筑企業(yè)公章，對(duì)建筑企業(yè)產(chǎn)生法律效力，但對(duì)方當(dāng)事人負(fù)有舉證責(zé)任，應(yīng)提供證據(jù)證實(shí)建筑企業(yè)出具授權(quán)委托書(shū)的事實(shí)。

情形三建筑企業(yè)未出具授權(quán)委托書(shū)，但事后認(rèn)可項(xiàng)目部公章。

此種情況下，項(xiàng)目部公章視為建筑企業(yè)公章，對(duì)建筑企業(yè)產(chǎn)生法律效力。

情形四建筑企業(yè)未出具授權(quán)委托書(shū)，事后也不認(rèn)可項(xiàng)目部公章。

此種情況下，項(xiàng)目部公章至少可起到證明的作用。

1、如對(duì)方當(dāng)事人能夠提供證據(jù)證實(shí)盡管使用的是項(xiàng)目部公章，但合同的實(shí)際履行者是建筑企業(yè)（例如施工合同由建筑企業(yè)簽訂，工程竣工結(jié)算由建筑企業(yè)與發(fā)包方進(jìn)行等），或能夠提供建筑企業(yè)認(rèn)可項(xiàng)目部公章對(duì)外效力的其他證據(jù)，則應(yīng)視為建筑企業(yè)追認(rèn)項(xiàng)目部公章，項(xiàng)目部公章對(duì)建筑企業(yè)產(chǎn)生法律效力。

2、上述情形之外，準(zhǔn)用民法無(wú)權(quán)代理相關(guān)規(guī)定，凡不需法定資質(zhì)即可進(jìn)行的行為（如項(xiàng)目部購(gòu)買(mǎi)某件商品或設(shè)備的消費(fèi)行為），應(yīng)認(rèn)定項(xiàng)目部公章具有法律效力，合同相應(yīng)有效，但因項(xiàng)目部不具備民事主體資格，不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任，其民事責(zé)任由建筑企業(yè)承擔(dān)；如法律、行政法規(guī)規(guī)定需法定資質(zhì)方可進(jìn)行的行為（如建筑施工行為，為他人債務(wù)提供保證等），則應(yīng)認(rèn)定為項(xiàng)目部主體不合格，以項(xiàng)目部公章簽訂的合同相應(yīng)無(wú)效，但項(xiàng)目部因合同無(wú)效產(chǎn)生的法律責(zé)任由建筑企業(yè)承擔(dān)，同時(shí)，建筑企業(yè)應(yīng)承擔(dān)其所屬項(xiàng)目部違反資質(zhì)管理相關(guān)規(guī)定的法律責(zé)任。

情形五項(xiàng)目部公章被他人盜用或私刻、擅自使用。

根據(jù)最高人民法院有關(guān)司法解釋，行為人盜用單位公章簽訂經(jīng)濟(jì)合同，單位對(duì)因行為人的犯罪行為造成的損失，不承擔(dān)民事責(zé)任；行為人私刻、擅自使用公章，除非有證據(jù)證明單位存在明顯過(guò)錯(cuò)且該過(guò)錯(cuò)與被害人經(jīng)濟(jì)損失之間存在因果關(guān)系，否則單位不承擔(dān)民事責(zé)任。

在該種情形下，項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)注意保存相關(guān)證據(jù)，如報(bào)案記錄、用章記錄等，以備將來(lái)引起糾紛時(shí)使用。
二、施工企業(yè)該如何應(yīng)對(duì)項(xiàng)目部公章管理問(wèn)題？

對(duì)施工企業(yè)而言，刻制項(xiàng)目部公章容易，管理卻難，項(xiàng)目部公章是項(xiàng)目部印章中的管理重點(diǎn)。可以說(shuō)，鮮有施工企業(yè)沒(méi)有因項(xiàng)目部公章管理問(wèn)題而付出過(guò)代價(jià)的。

一個(gè)工程施工完畢，甚至移交發(fā)包方后，有多少施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有這樣一份自信：這個(gè)項(xiàng)目不會(huì)出現(xiàn)企業(yè)所不掌握的蓋有項(xiàng)目部公章的債權(quán)文書(shū)？恐怕不會(huì)很多，現(xiàn)實(shí)中大量此方面的糾紛案件已可見(jiàn)一斑。有的施工企業(yè)因項(xiàng)目部公章管理問(wèn)題遭受了重大經(jīng)濟(jì)損失，這令施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)們心有余悸。

本文梳理主要問(wèn)題與應(yīng)對(duì)建議，希望有利于施工企業(yè)最大限度減少此方面風(fēng)險(xiǎn)。
1
項(xiàng)目部公章刻制審批監(jiān)督不夠

有的施工企業(yè)在需要刻制項(xiàng)目部公章時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排一個(gè)員工就去刻制了，刻制后即投入使用，沒(méi)有相關(guān)刻制項(xiàng)目部公章的申請(qǐng)審批手續(xù)。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、項(xiàng)目部公章刻制數(shù)量、時(shí)間及刻制人員等無(wú)檔案信息記錄；

2、無(wú)項(xiàng)目部公章刻制后投入使用的交接記錄；3

3、無(wú)項(xiàng)目部公章投入使用的相關(guān)文件，無(wú)投入使用時(shí)間、使用范圍資料依據(jù)；

4、一個(gè)員工辦理刻制項(xiàng)目部公章工作，對(duì)于刻制的項(xiàng)目部公章數(shù)量、交付企業(yè)前是否使用等問(wèn)題無(wú)相關(guān)監(jiān)督。

應(yīng)對(duì)措施：

1、施工企業(yè)可規(guī)定擬刻制項(xiàng)目部公章必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由辦公室開(kāi)具介紹信；

2、施工企業(yè)可規(guī)定由經(jīng)管部門(mén)統(tǒng)一刻制，填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》，其他部門(mén)或人員不得刻制印章；

3、項(xiàng)目部公章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

4、刻制項(xiàng)目部公章時(shí)，必須有兩人同往辦理；

5、對(duì)于申請(qǐng)刻制文件等有關(guān)資料及刻制的印章，必須在企業(yè)經(jīng)管部門(mén)首先備案；

6、項(xiàng)目部公章刻制后的所有交接工作，必須留有交接手續(xù)資料。

?

1、項(xiàng)目部尚未正式成立即已刻制公章并使用

在項(xiàng)目部尚未正式成立時(shí)，有的施工企業(yè)即刻制了項(xiàng)目部公章，并對(duì)外簽訂合同等法律文書(shū)。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、可能被工商等行政部門(mén)給予行政處罰；

2、所簽合同等法律文書(shū)存在被認(rèn)定無(wú)效的可能。無(wú)論所簽合同等法律文書(shū)是否有效，施工企業(yè)都可能承擔(dān)不利后果。

應(yīng)對(duì)措施：

1、在項(xiàng)目部正式成立后申請(qǐng)刻制項(xiàng)目部公章；

2、按照施工企業(yè)內(nèi)部審批程序及國(guó)家有關(guān)規(guī)定程序刻制。

?

3、未在公安部門(mén)指定刻章單位刻制項(xiàng)目部公章

刻制項(xiàng)目部公章時(shí)，有的施工企業(yè)沒(méi)有在公安機(jī)關(guān)指定刻章單位刻制，而是隨意找一單位或個(gè)人刻制。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、可能被公安機(jī)關(guān)給予行政處罰；

2、所刻制公章可能被刻制的單位或個(gè)人假冒；

3、需要尋找刻制的單位或個(gè)人時(shí)，可能已無(wú)從查找。

應(yīng)對(duì)措施： 《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國(guó)發(fā)〔1999〕25號(hào)）第二十三條規(guī)定：印章制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)規(guī)范和加強(qiáng)印章制發(fā)的管理，嚴(yán)格辦理程序和審批手續(xù)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體刻制印章，應(yīng)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。根據(jù)上述規(guī)定，施工企業(yè)如刻制項(xiàng)目部公章，應(yīng)到工程項(xiàng)目所在地公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。

?

4、沒(méi)有申請(qǐng)對(duì)項(xiàng)目部公章備案

有的施工企業(yè)沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目部公章向公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)備案意識(shí)，或者知道應(yīng)申請(qǐng)備案而未申請(qǐng)，刻制后即投入使用。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、可能被公安機(jī)關(guān)給予行政處罰；

2、出現(xiàn)項(xiàng)目部公章被假冒情況，對(duì)真實(shí)的項(xiàng)目部公章認(rèn)定困難。

應(yīng)對(duì)措施：

1、施工企業(yè)應(yīng)到工程所在地公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理備案手續(xù)，之后方可啟用項(xiàng)目部公章；

2、目前，有的公安機(jī)關(guān)受理項(xiàng)目部公章備案，有的公安機(jī)關(guān)卻不受理。建議施工企業(yè)應(yīng)盡量對(duì)項(xiàng)目部公章辦案?jìng)浒甘掷m(xù)，以便能夠?qū)倜暗捻?xiàng)目部公章進(jìn)行鑒定，對(duì)于公安機(jī)關(guān)不予受理的，可留存相關(guān)已申請(qǐng)證據(jù)；

3、在啟用項(xiàng)目部公章前，施工企業(yè)應(yīng)有正式發(fā)文；

4、在啟用項(xiàng)目部公章的發(fā)文中，應(yīng)注明啟用日期、使用范圍等內(nèi)容。如替換原有公章的，還應(yīng)聲明原章廢止；

5、項(xiàng)目部公章啟用前要做好戳記，并留存樣本備查。

?

5、刻制項(xiàng)目部公章等印章過(guò)多

對(duì)于一個(gè)工程項(xiàng)目，有的施工企業(yè)刻制的項(xiàng)目部印章過(guò)多，除項(xiàng)目部公章、財(cái)務(wù)部門(mén)印章外，還刻制了有合同專用章、辦公室章、各主要科室章等，還有的施工企業(yè)在一個(gè)項(xiàng)目上刻制有兩枚項(xiàng)目部公章。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、印章越多，管理難度越大，風(fēng)險(xiǎn)越大；

2、所刻制的印章都存在使用不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)，如在對(duì)外合同等法律文書(shū)上加蓋辦公室章、科室章，可能導(dǎo)致施工企業(yè)承擔(dān)了本不應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任；

3、有多枚項(xiàng)目部公章時(shí)，可能被公安機(jī)關(guān)等有關(guān)行政部門(mén)給予行政處罰；

4、有多枚項(xiàng)目部公章時(shí)，對(duì)假冒的項(xiàng)目部公章認(rèn)定難度更大。

應(yīng)對(duì)措施：

1、項(xiàng)目與施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)地在同一地區(qū)，可不刻制項(xiàng)目部公章，以減少因項(xiàng)目部公章使用給施工企業(yè)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)；

2、在同一地區(qū)，仍需刻制項(xiàng)目部公章的，項(xiàng)目部印章可由企業(yè)相關(guān)部門(mén)保管。具體使用時(shí)，項(xiàng)目人員到相關(guān)部門(mén)加蓋，或者相關(guān)部門(mén)人員到項(xiàng)目加蓋；

3、不能出現(xiàn)兩枚以上項(xiàng)目部公章，如存在，必須停用、銷(xiāo)毀一枚。

?

6、項(xiàng)目部公章使用范圍不清

一些施工企業(yè)對(duì)項(xiàng)目部公章使用范圍沒(méi)有規(guī)定或規(guī)定不清，可以使用業(yè)務(wù)專用章的，使用了項(xiàng)目部公章；應(yīng)使用項(xiàng)目部公章的，卻使用了業(yè)務(wù)專用章。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、蓋章文書(shū)的效力可能為不確定或無(wú)效；

2、出現(xiàn)訴訟或仲裁案件時(shí)，除非施工企業(yè)有證據(jù)證明合同所涉印章與己無(wú)關(guān)或?yàn)樗怂缴w，否則法院或仲裁機(jī)構(gòu)可能認(rèn)定合同有效，還可能被法院或仲裁機(jī)構(gòu)作出不利于施工企業(yè)的其它有關(guān)認(rèn)定。

應(yīng)對(duì)措施：

1、對(duì)項(xiàng)目部印章使用范圍作出規(guī)定，凡屬以施工企業(yè)名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等情形，一律加蓋施工企業(yè)公章，凡屬合同類(lèi)的使用合同專用章，凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章，職能部門(mén)印章僅限部門(mén)內(nèi)部使用等；

2、刻制項(xiàng)目部技術(shù)章、資料章、試驗(yàn)等科室章時(shí)，在印章上填加標(biāo)注說(shuō)明，如“此章僅限于工程技術(shù)聯(lián)系或資料專用”、“不得用于簽訂經(jīng)濟(jì)合同”、“簽訂經(jīng)濟(jì)合同無(wú)效”等字樣；

3、項(xiàng)目部技術(shù)章、資料章、試驗(yàn)等科室章無(wú)標(biāo)注說(shuō)明的，應(yīng)在加蓋印章處作出備注，說(shuō)明蓋章效力所及范圍；

4、施工企業(yè)可在公司網(wǎng)站等媒介公示印章格式及使用范圍等內(nèi)容。

?

7、項(xiàng)目部公章使用審批制度缺失

有的施工企業(yè)沒(méi)有項(xiàng)目部公章使用審批制度，項(xiàng)目部公章使用具有一定隨意性。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、不應(yīng)加蓋項(xiàng)目部公章的加蓋了，導(dǎo)致施工企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任；

2、對(duì)于不當(dāng)使用項(xiàng)目部公章給施工企業(yè)造成損失的，相關(guān)責(zé)任人認(rèn)定困難。

應(yīng)對(duì)措施：

1、施工企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定項(xiàng)目部公章使用審批權(quán)限、范圍以及審批責(zé)任；

2、施工企業(yè)應(yīng)規(guī)定項(xiàng)目部各部門(mén)需要加蓋項(xiàng)目部公章、合同專用章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》或《印章使用審批表》等，由項(xiàng)目經(jīng)理簽署是否核準(zhǔn)意見(jiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)把握哪些事項(xiàng)屬于所屬施工企業(yè)層級(jí)審批，注意不能超越權(quán)限；

3、項(xiàng)目經(jīng)理不在崗時(shí)，可規(guī)定由副經(jīng)理或項(xiàng)目書(shū)記簽發(fā)，也可規(guī)定一般業(yè)務(wù)和事務(wù)性行文由副經(jīng)理或項(xiàng)目書(shū)記簽發(fā)。

?

8、未嚴(yán)格按審批制度使用項(xiàng)目部公章

有的項(xiàng)目部公章使用審批手續(xù)不全，有的先蓋章后審批，還有的是領(lǐng)導(dǎo)打招呼即加蓋公章，且未補(bǔ)辦審批手續(xù)，審批制度成為虛設(shè)。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、公章使用管理混亂，增加企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)；

2、對(duì)于不當(dāng)使用項(xiàng)目部公章給施工企業(yè)造成損失的，相關(guān)責(zé)任人認(rèn)定困難。

應(yīng)對(duì)措施：

1、在申請(qǐng)蓋章手續(xù)不完備情況下，負(fù)責(zé)加蓋項(xiàng)目部公章人員應(yīng)具有拒絕權(quán)，特殊情形除外；

2、根據(jù)項(xiàng)目部自身運(yùn)作特點(diǎn)，設(shè)計(jì)效率與風(fēng)險(xiǎn)管理兼顧的公章使用流程，包括特殊情況預(yù)案；

3、項(xiàng)目部主要管理人員應(yīng)模范遵守有關(guān)印章管理制度。

?

9、缺乏項(xiàng)目部公章保管制度

有的施工企業(yè)對(duì)項(xiàng)目部公章防火防盜問(wèn)題注意不夠，沒(méi)有保險(xiǎn)柜等設(shè)施設(shè)備收存項(xiàng)目部公章，只是放置在一般辦公桌抽屜中。有的施工企業(yè)未設(shè)置專門(mén)人員保管項(xiàng)目部公章，保管人員更換時(shí)無(wú)交接手續(xù)。項(xiàng)目部公章有時(shí)脫離保管人員視線，保管人員隨意允許他人代為加蓋公章，還有的允許他人攜帶印章外出而缺乏監(jiān)管措施。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、項(xiàng)目部公章?lián)p毀、被盜風(fēng)險(xiǎn)增大；

2、項(xiàng)目部公章被偷蓋、私蓋風(fēng)險(xiǎn)增大；

3、保管人員更換后，保管責(zé)任認(rèn)定不清。

應(yīng)對(duì)措施：

1、項(xiàng)目部公章應(yīng)存放在帶鎖的專用箱柜內(nèi)，實(shí)行專人專柜保管；

2、對(duì)于保管人員，應(yīng)慎重選擇，并由其簽訂保管責(zé)任書(shū)，明確保管責(zé)任；

3、規(guī)定保管人無(wú)獨(dú)立使用項(xiàng)目部公章權(quán)力，但具有監(jiān)督使用權(quán)力；

4、保管人必須保證公章使用時(shí)處于自己視線范圍；

5、保管人暫時(shí)不能保管的，應(yīng)安排臨時(shí)保管人員并辦理交接手續(xù)，注明移交人、接收人、監(jiān)督人、移交時(shí)間、交接資料清單等；

6、盡量減少項(xiàng)目部公章外出使用情形，確需將項(xiàng)目部公章帶出使用的，應(yīng)提交申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理等主管領(lǐng)導(dǎo)同意，二人以上同行為宜；

7、保管人員對(duì)保管期間的異常情況應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

?

10、沒(méi)有建立項(xiàng)目部公章使用登記檔案

有的施工企業(yè)沒(méi)有設(shè)立項(xiàng)目部公章使用登記檔案，有的是臨時(shí)用一張活頁(yè)紙登記，登記記錄斷檔或無(wú)序，有的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)本身就不按規(guī)定登記。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后無(wú)完整的項(xiàng)目部公章使用檔案記錄

2、對(duì)于加蓋項(xiàng)目部公章文書(shū)真實(shí)性無(wú)從核實(shí)；

3、不利于公章保管人惡意使用公章情形的認(rèn)定。

應(yīng)對(duì)措施：

1、項(xiàng)目部公章使用登記檔案的建立非常重要，有利于項(xiàng)目部公章使用管理，有利于私蓋、假冒項(xiàng)目部公章的識(shí)別，施工企業(yè)應(yīng)予重視；

2、申請(qǐng)蓋章人員應(yīng)在登記文本中對(duì)有關(guān)事項(xiàng)、時(shí)間等進(jìn)行登記簽字，登記文本應(yīng)有頁(yè)碼且為連續(xù)；

3、對(duì)所加蓋文書(shū)復(fù)制留存，多頁(yè)文書(shū)且沒(méi)有必要留存全部復(fù)制件的，可對(duì)蓋章頁(yè)等做部分留存，按先后時(shí)間歸檔；

4、保管人員應(yīng)對(duì)登記文本及檔案妥善保管，避免損毀或遺失，一定期限后將登記文本檔案向項(xiàng)目部主管科室及施工企業(yè)備份。

?

11、在空白介紹信、授權(quán)書(shū)等文書(shū)上加蓋項(xiàng)目部公章

有的施工企業(yè)對(duì)于空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書(shū)法律風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠，以致出具加蓋有項(xiàng)目部公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)的授權(quán)委托書(shū)。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書(shū)被錯(cuò)誤填寫(xiě)內(nèi)容；

2、空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書(shū)被他人惡意填寫(xiě)不利于建筑施工企業(yè)的內(nèi)容；

3、空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書(shū)遺失后被他人利用，導(dǎo)致施工企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任。

應(yīng)對(duì)措施：

1、盡量避免對(duì)外出具蓋有項(xiàng)目部公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書(shū)；

2、如因特殊情況需要開(kāi)具時(shí)，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批同意，使用人在空白件復(fù)印件上作出簽收說(shuō)明，并在填寫(xiě)內(nèi)容之后至使用之前復(fù)印或拍照，交存項(xiàng)目部歸檔；

3、對(duì)于未提交原件的介紹信、授權(quán)書(shū)，使用人應(yīng)一并交回項(xiàng)目部歸檔；

4、對(duì)加蓋項(xiàng)目部公章的介紹信、授權(quán)委托書(shū)應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備存查。

?

12、將項(xiàng)目部公章交給掛靠的企業(yè)或個(gè)人使用

為收取管理費(fèi)，有的施工企業(yè)出借資質(zhì)給其他企業(yè)或個(gè)人承接工程，甚至為圖便利將項(xiàng)目部公章交給掛靠的企業(yè)或個(gè)人在施工中使用。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、可能被掛靠的企業(yè)或個(gè)人不當(dāng)甚至惡意使用；

2、項(xiàng)目部并非買(mǎi)受人，施工企業(yè)卻承擔(dān)了材料、設(shè)備等購(gòu)買(mǎi)責(zé)任；

3、項(xiàng)目部并非租賃人，卻承擔(dān)了租賃人責(zé)任等。

應(yīng)對(duì)措施：

1、該種情形已少見(jiàn)，其風(fēng)險(xiǎn)隱患巨大。無(wú)論出于何種考慮，施工企業(yè)都不能將項(xiàng)目部公章交給掛靠的企業(yè)或個(gè)人使用；

2、項(xiàng)目部人員私自幫助掛靠企業(yè)或個(gè)人加蓋項(xiàng)目部公章的，施工企業(yè)應(yīng)追究其責(zé)任。

?

13、在應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書(shū)上加蓋項(xiàng)目部公章

對(duì)于應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書(shū)，項(xiàng)目部管理人員擅自做主，以項(xiàng)目部名義簽訂，加蓋項(xiàng)目部公章。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、導(dǎo)致法律文書(shū)效力的不確定性；

2、施工企業(yè)承擔(dān)了不利法律后果。

應(yīng)對(duì)措施：

1、在施工企業(yè)章程中統(tǒng)一規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限、項(xiàng)目部公章使用范圍與責(zé)任；

2、對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理出具授權(quán)書(shū)，明確其權(quán)限；

3、在施工企業(yè)宣傳媒介或項(xiàng)目部宣傳欄對(duì)授權(quán)書(shū)進(jìn)行公示，并邀請(qǐng)公證機(jī)構(gòu)予以公證；

4、施工企業(yè)與項(xiàng)目經(jīng)理單獨(dú)簽訂責(zé)任書(shū)，或在獎(jiǎng)懲經(jīng)營(yíng)責(zé)任狀類(lèi)文書(shū)中明確項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限與責(zé)任；

5、對(duì)于可知范圍的材料商等主要交易相對(duì)人，通過(guò)函件方式告知項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限及項(xiàng)目部公章使用范圍，但需要注意留有已送達(dá)證據(jù)；

6、對(duì)于應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書(shū)等法律文書(shū)，施工企業(yè)未予簽訂，但已加蓋了項(xiàng)目部公章的，施工企業(yè)可根據(jù)具體風(fēng)險(xiǎn)情況考慮是否追認(rèn)，對(duì)于不能追認(rèn)的，應(yīng)及時(shí)通知相對(duì)人，止付款項(xiàng)，也可與相對(duì)人協(xié)商變更或解除合同、擔(dān)保、承諾，必要情況下也可提起訴訟或仲裁解決。

?

14、項(xiàng)目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后處置措施不夠

在項(xiàng)目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后，一些施工企業(yè)的項(xiàng)目部不向所屬施工企業(yè)匯報(bào)，不及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案或報(bào)告，不在報(bào)紙等媒體上發(fā)布公告聲明作廢，而是自行重新刻制項(xiàng)目部公章，對(duì)于新刻制的項(xiàng)目部公章也不申請(qǐng)備案。還有的施工企業(yè)刻制新的項(xiàng)目部公章后，又找到了原來(lái)的項(xiàng)目部公章，但并未向公安機(jī)關(guān)說(shuō)明、上繳并銷(xiāo)毀原公章。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、可能被公安機(jī)關(guān)等有關(guān)行政部門(mén)給予行政處罰；

2、對(duì)于假冒項(xiàng)目部公章難以鑒定識(shí)別；

3、對(duì)于惡意使用已丟失、被盜項(xiàng)目部公章形成的法律文書(shū)，難以認(rèn)定系惡意使用，施工企業(yè)可能承擔(dān)不利的法律責(zé)任；

4、刻制新章仍保留已發(fā)現(xiàn)原章情形，對(duì)于相關(guān)加蓋原章法律文書(shū)的真實(shí)性及效力認(rèn)定，很可能不利于施工企業(yè)。

應(yīng)對(duì)措施：

1、項(xiàng)目部公章被盜或被搶后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)向所屬施工企業(yè)匯報(bào)，向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并采取公告形式聲明作廢；

2、項(xiàng)目部公章遺失、毀損的，項(xiàng)目部也應(yīng)及時(shí)向所屬施工企業(yè)匯報(bào)，向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)告，并采取公告形式聲明作廢；

3、重新申請(qǐng)刻制項(xiàng)目部公章的，應(yīng)重新申請(qǐng)辦理備案手續(xù)。

?

15、沒(méi)有項(xiàng)目部公章回收、封存、銷(xiāo)毀制度

在施工項(xiàng)目長(zhǎng)期停工或竣工后，一些施工企業(yè)沒(méi)有相關(guān)項(xiàng)目部公章回收、封存、銷(xiāo)毀制度，如什么情況下應(yīng)回收、封存、銷(xiāo)毀項(xiàng)目部公章，具體如何實(shí)施和監(jiān)督等。在應(yīng)回收、封存、銷(xiāo)毀項(xiàng)目部公章時(shí)，可能仍然由項(xiàng)目經(jīng)理或書(shū)記等個(gè)人保管。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、項(xiàng)目部公章回收、封存、銷(xiāo)毀無(wú)制度遵循；

2、容易導(dǎo)致項(xiàng)目部公章被不當(dāng)甚至惡意使用；

3、在項(xiàng)目經(jīng)理、書(shū)記等保管項(xiàng)目部公章人員離職或發(fā)生其它意外情況時(shí)，施工企業(yè)可能已將無(wú)法查找、回收項(xiàng)目部公章。

應(yīng)對(duì)措施：

1、施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》第二十四規(guī)定，在項(xiàng)目部公章管理制度中增加項(xiàng)目部公章回收、封存、銷(xiāo)毀內(nèi)容規(guī)定；

2、施工項(xiàng)目長(zhǎng)期停工或竣工，以及出現(xiàn)項(xiàng)目部公章毀損情況時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)向所屬施工企業(yè)主管部門(mén)交回項(xiàng)目部公章，辦理相關(guān)回收手續(xù)，注明停用時(shí)間；

3、建立項(xiàng)目部公章上交、存檔、銷(xiāo)毀的登記檔案。

?

16、同時(shí)使用多枚項(xiàng)目部公章

有的施工企業(yè)在一個(gè)項(xiàng)目上刻制有兩枚甚至多枚項(xiàng)目部公章，這種情況同時(shí)刻制的少見(jiàn)，但先后刻制的情況存在。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、可能被公安機(jī)關(guān)等有關(guān)行政部門(mén)給予行政處罰；

2、對(duì)假冒的項(xiàng)目部公章認(rèn)定非常困難。

應(yīng)對(duì)措施：為減少多枚項(xiàng)目部公章管理中的巨大法律風(fēng)險(xiǎn)，也避免被有關(guān)部門(mén)處罰，施工企業(yè)不能同時(shí)擁有或使用兩枚以上項(xiàng)目部公章。

?

17、加蓋項(xiàng)目部公章的法律文書(shū)上無(wú)代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人簽字

有的施工企業(yè)在合同等法律文書(shū)上加蓋項(xiàng)目部公章后，代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人并沒(méi)有在蓋章處簽字。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、不利于認(rèn)定相關(guān)經(jīng)辦人員；

2、不利于追究相關(guān)經(jīng)辦人員簽訂合同等法律文書(shū)責(zé)任；

3、項(xiàng)目部公章被假冒情形多見(jiàn)，只有公章，沒(méi)有簽字，不利于識(shí)別假冒的項(xiàng)目部公章。

應(yīng)對(duì)措施：施工企業(yè)可規(guī)定，除特殊用途文書(shū)外，加蓋項(xiàng)目部公章的法律文書(shū)，相關(guān)經(jīng)辦人員必須在代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人處簽字。同時(shí)，也應(yīng)要求合同類(lèi)文書(shū)相對(duì)人的經(jīng)辦人員同樣進(jìn)行簽字。

?

18、現(xiàn)假冒項(xiàng)目部公章不及時(shí)報(bào)案

有的施工企業(yè)在已發(fā)現(xiàn)有假冒的項(xiàng)目部公章后，沒(méi)有及時(shí)報(bào)案，沒(méi)有采取有效的應(yīng)對(duì)措施，沒(méi)有一追到底。

存在的風(fēng)險(xiǎn)：

1、對(duì)于有關(guān)爭(zhēng)議事項(xiàng)，可能被認(rèn)定存有過(guò)失；

2、假冒項(xiàng)目部公章繼續(xù)使用，風(fēng)險(xiǎn)增大。

應(yīng)對(duì)措施：

1、發(fā)現(xiàn)有假冒項(xiàng)目部公章，施工企業(yè)應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，提供相關(guān)線索；

2、對(duì)于最終認(rèn)定材料供應(yīng)商、工程分包商、勞務(wù)分包商等私刻項(xiàng)目部公章的，施工企業(yè)應(yīng)追究其法律責(zé)任，不再與其保持合作，并可考慮在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。

?

19、項(xiàng)目部公章風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有待加強(qiáng)

有的施工企業(yè)并未在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展有關(guān)項(xiàng)目部公章風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，項(xiàng)目部公章管理風(fēng)險(xiǎn)防控僅停留在有限的主要管理人員層面。施工企業(yè)人員發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部公章被不當(dāng)使用，缺少監(jiān)督、制止、舉報(bào)意識(shí)，沒(méi)有形成施工企業(yè)全員印章風(fēng)險(xiǎn)防控。

存在的問(wèn)題：

1、不利于項(xiàng)目部公章使用的監(jiān)督管理；

2、不利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部公章的不當(dāng)甚至惡意使用。

應(yīng)對(duì)措施：

1、加強(qiáng)項(xiàng)目部公章風(fēng)險(xiǎn)管理的培訓(xùn)工作，通過(guò)案例讓企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目部公章管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，以及制定項(xiàng)目部公章保管、使用管理制度的必要性；

2、通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部張貼文字、漫畫(huà)等形式宣傳項(xiàng)目部公章管理制度；

3、定期檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，并予公布。

?

20、現(xiàn)代信息管理手段利用不足

施工企業(yè)管理多為粗放式，對(duì)于項(xiàng)目部公章的管理也多停留在傳統(tǒng)模式中，沒(méi)有嘗試甚至不了解現(xiàn)代信息手段可能帶來(lái)的管理效果。

存在的問(wèn)題：項(xiàng)目部公章管理手段落后，信息化管理手段運(yùn)用不夠。

應(yīng)對(duì)措施：施工企業(yè)可了解企業(yè)印章管理開(kāi)發(fā)系統(tǒng)軟件，嘗試更高效、安全的遠(yuǎn)程監(jiān)控等現(xiàn)代化管理模式。

最后，說(shuō)一說(shuō)非僅屬施工企業(yè)的項(xiàng)目部公章備案問(wèn)題。

我國(guó)施工企業(yè)數(shù)量龐大，這些施工企業(yè)在建工程項(xiàng)目部數(shù)量更大。多年來(lái)，涉及施工企業(yè)項(xiàng)目部公章真?zhèn)蔚陌讣姸啵?xiàng)目部公章亂象不絕。

然而，對(duì)于項(xiàng)目部公章能否備案問(wèn)題，各地公安機(jī)關(guān)實(shí)際掌握不一，且多數(shù)公安機(jī)關(guān)不受理項(xiàng)目部公章備案。施工企業(yè)項(xiàng)目部公章不能進(jìn)行備案，其合法性、唯一性就不能確定，對(duì)于假冒項(xiàng)目部公章的鑒定工作也就很難進(jìn)行，施工企業(yè)往往很難證明其項(xiàng)目部公章的合法性、唯一性。

但愿有關(guān)部門(mén)能夠重視施工企業(yè)項(xiàng)目部公章備案這一問(wèn)題，讓施工企業(yè)能夠?qū)?xiàng)目部公章進(jìn)行備案，以自證其身。