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所謂「有效率地做事」，指的是在你進(jìn)入職場的初期，就該學(xué)一些能提升自己工作效率的知識(shí)。雖然該學(xué)的東西其實(shí)不少，甚至可能得花非常長的時(shí)間才能學(xué)得差不多，但在進(jìn)入職場初期，若什么都學(xué)，也可能什么都不精。因此在這篇文章中，筑招網(wǎng)小編就談六個(gè)最核心的技能就好。

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你可以依循內(nèi)容來有方向地學(xué)習(xí)，也思考看看自己目前在這幾個(gè)方面做得如何。

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第一個(gè)方面是時(shí)間管理。

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講到「時(shí)間管理」，很多人直覺會(huì)想到的恐怕是學(xué)個(gè)什么方法，讓自己能在同樣的時(shí)間內(nèi)做兩倍的工作。

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但這其實(shí)僅是時(shí)間管理的一小塊，畢竟時(shí)間能縮短的幅度終究有其極限，再怎么縮短也不會(huì)跟別人差太多。我認(rèn)為更重要的時(shí)間管理能力，反而是「怎么選擇」。

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「選擇」的意思，就是怎么在上班環(huán)境中正確地理解老板的所思所想，知道哪些事情重要、哪些事情是其次，然后做出正確的優(yōu)先排序。

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當(dāng)然，你手上的事情會(huì)不斷增加，所以接下來，你則需要發(fā)揮減法思維，把那些重要的事情做到最好；而重要性次之的事情就稍微往后推遲，甚至利用簡易的方式做到剛剛好就好。

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所以對我而言，「時(shí)間管理」背后其實(shí)包含了幾項(xiàng)重點(diǎn)：

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1.理解老板

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2.優(yōu)先級(jí)

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3.減法思維

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因?yàn)闀r(shí)間終究有極限，我們誰也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此，知道如何選擇、并把真正重要的事情做好，這是所有人在職場上都需要具備的敏感度。

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第二個(gè)方面是項(xiàng)目管理。

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若你已經(jīng)追蹤我們一段時(shí)間，大概知道我們一直以來都從事「項(xiàng)目管理顧問」的工作。在我們剛開始接觸項(xiàng)目管理時(shí)，所謂「項(xiàng)目」還只是規(guī)模比較大的公司才有、也才比較重視，并有「項(xiàng)目經(jīng)理」這個(gè)職務(wù)。

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但是這兩年項(xiàng)目管理越來越普遍，幾乎各行各業(yè)內(nèi)都有所謂的「項(xiàng)目」。這其實(shí)從我們最熱門的項(xiàng)目管理課程【項(xiàng)目管理一日特訓(xùn)班】的學(xué)員工作背景中，也可以明顯察覺。

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早期，參與這門課的同學(xué)大多都來自施工行業(yè)、設(shè)計(jì)行業(yè)和鋼結(jié)構(gòu)行業(yè)，接著慢慢出現(xiàn)園林景觀以及電力的從業(yè)人員。到了現(xiàn)在，幾乎各行呼業(yè)都有人來上課，而且學(xué)員年齡層也逐步下降。

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其實(shí)與學(xué)員們一聊也就不難發(fā)現(xiàn)，因?yàn)楝F(xiàn)在各行各業(yè)變動(dòng)都很快，所以很多行業(yè)都開始有「臨時(shí)性任務(wù)」--也就是老板突然有個(gè)點(diǎn)子，便從各部門拉幾個(gè)人出來執(zhí)行。這也就是所謂的「項(xiàng)目」。

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而你一想也就知道，這類點(diǎn)子來得突然，恐怕連老板自己都未必有思考得很周詳；加上參與的成員橫跨公司好幾個(gè)部門，過去可能也不曾一起工作過；再加上由這個(gè)臨時(shí)編制的團(tuán)隊(duì)提出的方案，最好還要受到市場接受和喜歡……要在這樣的狀況下快速完成任務(wù)，真的不容易！

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不過，你若在很年輕時(shí)就有項(xiàng)目管理的概念，能把這類「突發(fā)事件」妥當(dāng)?shù)匾?guī)劃并執(zhí)行，那之后不管去哪里工作，職涯之路大概都會(huì)順?biāo)煸S多。

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很多年輕人也會(huì)來問我：「我剛進(jìn)入職場，沒有什么非常扎實(shí)的技能，那我可以學(xué)什么？」我其實(shí)都會(huì)推薦大家學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理，增進(jìn)溝通及協(xié)調(diào)調(diào)度的能力。

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因?yàn)闊o論你最后發(fā)現(xiàn)自己的天賦熱情在哪里，這都能成為你底層的重要能力，讓你做起事來更有頭緒??！

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第三個(gè)方面是Excel。

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我之前在文章中提過，其實(shí)大部分的年輕人最該在學(xué)校學(xué)好的能力，除了本科系的專業(yè)知識(shí)之外，就屬微軟的Office軟件工具。原因在于，在你出社會(huì)后，立刻就要長時(shí)間和這些工具打交道。

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而在Office系列中，又以Excel最重要。

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為什么呢？

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因?yàn)樵谀氵€很菜的階段，離上臺(tái)做簡報(bào)大概還很遠(yuǎn)，所以PowerPoint可能不是最優(yōu)先會(huì)用上的。

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至于Word，雖然它也有很復(fù)雜的用法，比方說制作目錄之類的功能，但剛?cè)肼毜念^幾年，老板大概不會(huì)要我們寫非常復(fù)雜的文件。另外，簡單的Word文件你大概也很難搞錯(cuò)甚么。

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而且因?yàn)閃ord文件最后常是轉(zhuǎn)成PDF或是打印出來，所以就算你真的甚么排版技術(shù)也不會(huì)，只要懂得多按幾下空白鍵或就算用些笨方法來調(diào)整，大概還是能排出「看似OK」的文件。

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但Excel就不同了。有些功能你若不會(huì)，比方說函數(shù)或樞紐分析等，那就真的很難蒙混過去。而這些功能的會(huì)與不會(huì)，也會(huì)天差地遠(yuǎn)地反映在工作效率上。

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一開始進(jìn)入公司，需要用到Excel也很正常。以我自己而言，在我當(dāng)年第一份工作的頭兩個(gè)月，老板唯一叫我做的事情，就是打開合約的圖面，找出每個(gè)柱子的數(shù)據(jù)，然后用Excel做一份整理表給他。

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雖然我是土木工程師，但一開始到公司，老板也確實(shí)不可能直接就叫我們設(shè)計(jì)甚么東西，一開始當(dāng)然都是整理數(shù)據(jù)開始。

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你若擅長Excel、能把數(shù)據(jù)整理得又快又好，尤其在數(shù)字部分能用公式函數(shù)的方式整理齊全，甚至之后要調(diào)整一些地方，數(shù)字一改再套入公式就有新答案出現(xiàn)，老板自然就會(huì)產(chǎn)生「這個(gè)員工很機(jī)靈、敏捷」的好印象。同時(shí)，這也能讓你工作得更輕松。

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所以在我看來，Excel也是越早學(xué)透越好的技能。

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至于第四個(gè)方面，則是檔案存放。

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所謂「檔案存放」，其實(shí)就是你自己怎么整理數(shù)據(jù)，包含實(shí)體文件，以及硬盤中的虛擬數(shù)據(jù)。另外，也包含怎么做版本控制等事宜。

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這為何很重要呢？

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因?yàn)樵诠ぷ魃?，有很多檔案或文件是會(huì)有機(jī)會(huì)重復(fù)使用的。某個(gè)任務(wù)就算今天做完了，難保三個(gè)月后不會(huì)又要再進(jìn)行一次。

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如果之前的數(shù)據(jù)你都能快速找到，往往就能快速做出一個(gè)新版本。而想快速找到之前的數(shù)據(jù)，一開始怎么建立Folder、怎么命名，就變得很重要。

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但偏偏有些人就是習(xí)慣把所有工作檔案都丟在桌面，什么整理工作都沒做，這樣一來，之后要尋找某些檔案，往往就成了痛苦的大工程。

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甚至，你還可能誤刪了、或是不小心存到別處去了，也因此下次要用的時(shí)候，花再多時(shí)間都找不到。這找檔案所需耗的時(shí)間，往往就會(huì)造成工作效率低下。

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另一個(gè)很多年輕朋友容易疏忽的，則是「版本控制」的概念。

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比方說你寫了一份文件給老板，老板說想改幾個(gè)地方，大部分年輕朋友的做法，可能就是改完后直接存盤、覆蓋掉原有的版本。但有些時(shí)候老板后續(xù)想一想，可能又會(huì)跟你說：「我想還是用原來的版本吧！」結(jié)果你并沒有將原本的版本留下來，這就可能會(huì)很麻煩。

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所以以我自己而言，我會(huì)盡量留下過程中的每個(gè)版本，以備必要時(shí)使用。

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像我們經(jīng)常會(huì)到企業(yè)內(nèi)上課、或者開設(shè)公開課程，我其實(shí)都會(huì)留下每次上課的投影片內(nèi)容。因?yàn)檫@么長時(shí)間中，內(nèi)容難免會(huì)做些微調(diào)。如果有個(gè)學(xué)員來跟我說他在2018年1月23號(hào)上過我某堂課，那我就可以清楚知道他當(dāng)時(shí)上的版本究竟談了什么內(nèi)容、傳達(dá)了什么樣的概念，也就不會(huì)雞同鴨講。

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在職場上，別人其實(shí)經(jīng)常會(huì)需要你提供或參考之前的檔案來做事，所以建立好的檔案管理能力，也是非常重要的事情。

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第五個(gè)方面則是文件制作。

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我之前說過，文件是別人認(rèn)識(shí)我們的第一關(guān)。

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當(dāng)我們剛到一家新公司報(bào)到，老板根本不會(huì)知道我們的能力。但如果你做的文件每次都亂七八糟--格子大小不統(tǒng)一、顏色混亂、閱讀動(dòng)線不清楚、各種字形亂用、不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，就很容易傳遞出負(fù)面印象。

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你大概不難想像，當(dāng)別人讀到這樣的文件，很容易會(huì)覺得我們恐怕缺乏組織能力、邏輯不好，對我們印象大扣分。

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所以，制作文件前除了想想內(nèi)容要寫什么，最好也想想怎么樣的呈現(xiàn)能讓讀者輕易看懂！

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這其實(shí)也跟前面的Excel有關(guān)。我們在職場上難免會(huì)需要制作一些表單，但表單除了要能快速做出來、確保數(shù)字與數(shù)據(jù)正確，也還要進(jìn)一步想想，這個(gè)表單要設(shè)計(jì)成什么樣子，才能讓別人「一眼看懂」。這有時(shí)甚至?xí)葍?nèi)容本身還更重要??！

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至于跟工作效率有關(guān)的最后一項(xiàng)，也就是第六個(gè)方面，則是表達(dá)能力。

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表達(dá)能力最容易理解的說明，就是如何說話、如何表達(dá)自己的觀點(diǎn)。因?yàn)槟憧赡芎苈斆鳎X海里頭有很多好點(diǎn)子，可是別人若不知道或聽不懂，那就等于沒有。

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也因此，你學(xué)了多少東西、你會(huì)多少東西很重要，但輸出與Output的能力一樣重要。這包含文字（比方說寫文章、寫Email、甚至是提案），也包含說話（無論是閑聊或有邏輯地把事情講清楚）。

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表達(dá)能力好壞，可能影響你手上是否有充足的資源來推進(jìn)工作；甚至當(dāng)你面臨變動(dòng)及需求的調(diào)整，你能否說服別人來支持。

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另外，上臺(tái)演講和簡報(bào)也包含在這個(gè)部分當(dāng)中。雖然在我們進(jìn)入職場的初期，可能不會(huì)有太多演講或簡報(bào)的機(jī)會(huì)，但一段時(shí)間過后，必定會(huì)有類似的工作需求。此時(shí)你若能表現(xiàn)得好，也會(huì)替自己帶來更多職涯上的好機(jī)會(huì)與能見度。

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這也是一個(gè)需要長期努力的訓(xùn)練。

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以上，我們快速地把與工作效率密切相關(guān)的六項(xiàng)技能認(rèn)識(shí)了一遍，包含時(shí)間管理、項(xiàng)目管理、Excel、檔案存放、文件制作與表達(dá)能力。希望各位能盡早以此為目標(biāo)，方向清楚地來學(xué)習(xí)。

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最后附帶一提，如果你想要系統(tǒng)化地學(xué)習(xí)這些能力，也歡迎你進(jìn)入「大人學(xué)」課程網(wǎng)站，點(diǎn)選「年輕上班族必修」這個(gè)課程清單。在這個(gè)清單中，你可以清楚看到與以上講到的能力對應(yīng)的課程，透過向?qū)I(yè)講師學(xué)習(xí)，快速拉高自己在這幾個(gè)方面的能力?。?/span>